Privacy Policy

Voxy Chat (voxychat.co) - Last updated 2026

This Privacy Policy explains how Voxy Chat ("we", "us") collects, uses and protects personal data when you interact with the Voxy Chat AI assistant on a website, by voice, or via WhatsApp. Voxy Chat provides the assistant technology; the business whose website or WhatsApp number you contact is the controller of the conversation and any contact details you share.

1. Data we collect

Conversation content - the messages you type or speak to the assistant, and voice audio which is transcribed to text.
Contact details you provide - such as your name, email address or phone number, when you choose to share them (for example to book an appointment or request a callback).
WhatsApp data - when you message a Voxy-powered WhatsApp number, we receive your WhatsApp phone number and the messages you send, via the WhatsApp Business Platform.
Appointment details - dates, times and any information you enter when booking, rescheduling or cancelling.
Technical data - basic information such as language preference needed to operate the assistant.

2. How we use your data

To operate the assistant and answer your questions.
To book, change and remind you of appointments.
To pass enquiries and contact details (leads) to the business you contacted, so they can follow up with you.
To maintain, secure and improve the service.

3. Legal basis (GDPR)

We process your data on the basis of your consent (which you give by choosing to use the assistant and share details), the performance of a service you requested (such as booking an appointment), and the legitimate interests of the business in responding to enquiries.

4. AI processing

To generate replies, conversation text is processed by third-party AI providers (for example OpenAI) acting as our processors. It is used to produce a response and is not used to build a profile of you.

5. WhatsApp

WhatsApp conversations are delivered through the WhatsApp Business Platform operated by Meta. Your use of WhatsApp is also subject to Meta's and WhatsApp's own privacy terms. We only receive and store the messages and number needed to reply to you.

6. Who we share data with

We share data with: the business operating the assistant you contacted; our service providers (secure cloud hosting, the AI provider, and Meta/WhatsApp for message delivery); and authorities where legally required. We do not sell your personal data.

7. Data retention

Conversation logs and captured contact details are kept only as long as needed to provide the service and allow the business to follow up, after which they are deleted or anonymised. You can request earlier deletion at any time (see below).

8. Your rights & data deletion

Under the GDPR you have the right to access, correct, delete, restrict or object to the processing of your personal data, and to data portability.

To request deletion of your data, email support@voxychat.co from the address or with the phone number you used, and we will delete your conversation data and captured contact details within 30 days and confirm by email.

9. Cookies

The assistant uses only the minimal storage necessary to function (such as remembering your language during a session). It does not use advertising or tracking cookies.

10. Contact

For any privacy question or request, contact us at support@voxychat.co.

11. Changes

We may update this policy from time to time. The latest version is always available at this page.

Datenschutzerklärung

Voxy Chat (voxychat.co) - Zuletzt aktualisiert 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Voxy Chat ("wir", "uns") personenbezogene Daten erhebt, verwendet und schützt, wenn Sie mit dem Voxy Chat KI-Assistenten auf einer Website, per Sprache oder über WhatsApp interagieren. Voxy Chat stellt die Technologie des Assistenten bereit; das Unternehmen, dessen Website oder WhatsApp-Nummer Sie kontaktieren, ist verantwortlich für das Gespräch und alle von Ihnen geteilten Kontaktdaten.

1. Erhobene Daten

Gesprächsinhalt - die Nachrichten, die Sie an den Assistenten eingeben oder sprechen, sowie Sprachaufnahmen, die in Text umgewandelt werden.
Von Ihnen angegebene Kontaktdaten - z. B. Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, sofern Sie diese freiwillig angeben (etwa zur Terminbuchung oder für einen Rückruf).
WhatsApp-Daten - wenn Sie eine von Voxy betriebene WhatsApp-Nummer kontaktieren, erhalten wir Ihre WhatsApp-Telefonnummer und die über die WhatsApp Business Platform gesendeten Nachrichten.
Termindetails - Datum, Uhrzeit und alle Angaben, die Sie bei Buchung, Umbuchung oder Stornierung machen.
Technische Daten - grundlegende Informationen wie die Spracheinstellung, die für den Betrieb des Assistenten benötigt wird.

2. Wie wir Ihre Daten verwenden

Um den Assistenten zu betreiben und Ihre Fragen zu beantworten.
Um Termine zu buchen, zu ändern und Sie daran zu erinnern.
Um Anfragen und Kontaktdaten (Leads) an das kontaktierte Unternehmen weiterzuleiten, damit es sich bei Ihnen melden kann.
Um den Dienst zu warten, abzusichern und zu verbessern.

3. Rechtsgrundlage (DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (die Sie durch die Nutzung des Assistenten und die Angabe von Daten erteilen), der Erfüllung einer von Ihnen angeforderten Leistung (z. B. Terminbuchung) sowie des berechtigten Interesses des Unternehmens an der Beantwortung von Anfragen.

4. KI-Verarbeitung

Zur Erstellung von Antworten wird der Gesprächstext von externen KI-Anbietern (z. B. OpenAI) als unsere Auftragsverarbeiter verarbeitet. Die Daten dienen ausschließlich der Erzeugung einer Antwort und werden nicht zur Erstellung eines Profils über Sie genutzt.

5. WhatsApp

WhatsApp-Gespräche werden über die von Meta betriebene WhatsApp Business Platform übermittelt. Ihre Nutzung von WhatsApp unterliegt zusätzlich den eigenen Datenschutzbestimmungen von Meta und WhatsApp. Wir erhalten und speichern nur die Nachrichten und die Nummer, die zur Beantwortung erforderlich sind.

6. Mit wem wir Daten teilen

Wir teilen Daten mit: dem Unternehmen, das den von Ihnen kontaktierten Assistenten betreibt; unseren Dienstleistern (sicheres Cloud-Hosting, der KI-Anbieter sowie Meta/WhatsApp für die Nachrichtenzustellung); und Behörden, sofern gesetzlich vorgeschrieben. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.

7. Datenspeicherung

Gesprächsprotokolle und erfasste Kontaktdaten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erbringung des Dienstes und zur Nachverfolgung durch das Unternehmen erforderlich ist; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert. Sie können jederzeit eine frühere Löschung beantragen (siehe unten).

8. Ihre Rechte & Datenlöschung

Gemäß der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Datenübertragbarkeit.

Um die Löschung Ihrer Daten zu beantragen, senden Sie eine E-Mail an support@voxychat.co von der verwendeten Adresse oder mit der verwendeten Telefonnummer. Wir löschen Ihre Gesprächsdaten und erfassten Kontaktdaten innerhalb von 30 Tagen und bestätigen dies per E-Mail.

9. Cookies

Der Assistent verwendet nur die minimal notwendige Speicherung, um zu funktionieren (z. B. um Ihre Spracheinstellung während einer Sitzung zu merken). Es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies verwendet.

10. Kontakt

Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns unter support@voxychat.co.

11. Änderungen

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Die aktuellste Version ist stets auf dieser Seite verfügbar.